Participatie: hoe betrek ik anderen bij mijn plan

Samen in gesprek 

Wilt u iets bouwen, veranderen of organiseren in uw buurt? Bijvoorbeeld een woning, uitbouw, evenement of het kappen van een boom? Betrek dan op tijd uw omgeving, zoals de buren, bedrijven of belangengroepen. Zij kunnen gevolgen van uw plan ervaren, zoals minder uitzicht of meer overlast. Door met hen in gesprek te gaan, kunt u vragen en ideeën meenemen in uw plan. Dit noemen we participatie. 

Wat is participatie?

Met participatie bedoelen we hier de samenwerking tussen de samenleving en de gemeente. Als gemeente maken we plannen waar inwoners, bedrijven of organisaties mee te maken krijgen. Waar u iets over moet weten, van mag vinden of over kunt meebeslissen. Maar andersom kan ook. U hebt een idee of initiatief waar u de gemeente bij nodig hebt, omdat het gevolgen heeft voor uw omgeving. Over dat laatste leest u meer op deze pagina.

Wat zijn de voordelen?

Het is belangrijk om met de omgeving in gesprek te gaan voordat u een vergunning bij ons aanvraagt. Op die manier komen belangen, meningen en creativiteit op tijd op tafel. Het helpt om begrip en mogelijk steun te krijgen. 

Misschien willen anderen wel meedoen met uw plan. Met ideeën, geld of door te helpen. En bij tegengestelde belangen is het goed om te bekijken of verschillende betrokkenen dichter bij elkaar kunnen komen. Dat hoeft niet te betekenen dat iedereen zijn zin krijgt. Dat lukt niet altijd. Maar het helpt wel als iedereen zich gehoord voelt en elkaar beter begrijpt. 

De plannen worden er vaak beter van, en er is minder kans op bezwaren en vertraging later in het traject. Het helpt ons om uw plan sneller en makkelijker te beoordelen. En een goed besluit te nemen op een vergunningaanvraag, doordat de verschillende belangen beter in beeld zijn.

Heb ik een Omgevingsvergunning nodig?

Om te bepalen of voor uw plan een vergunning nodig is, kunt u een Vergunningcheck bij het Omgevingsloket doen of contact met ons opnemen. Participatie helpt bij het krijgen van een vergunning, maar betekent niet dat u zeker een vergunning krijgt. 

Dat hangt namelijk ook af van technische eisen, regels en wetten; zoals het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan). Ook blijft het voor anderen mogelijk om tegen een vergunning in bezwaar/beroep te gaan.

Wanneer is participatie gewenst?

Bij plannen waarvoor een omgevingsvergunning nodig is, is participatie onderdeel van de vergunningaanvraag. Maar niet bij alle type omgevingsvergunningen is (een uitgebreide vorm van) participatie nodig. 

Soms is een gesprek met de buren voldoende, zoals bijvoorbeeld bij het plaatsen van een dakkapel op uw woning. Bij plannen met meer impact op de omgeving adviseren we een uitgebreidere participatieaanpak.

Wanneer is participatie verplicht?

Er zijn ook gevallen waarin participatie verplicht is. Dat geldt voor de meeste aanvragen van een omgevingsvergunning waarbij het omgevingsplan moet worden aangepast. Als u in zo’n geval een vergunning aanvraagt, krijgt u de vraag of u aan participatie hebt gedaan. 

Als dat niet het geval is, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. Bij de behandeling van uw vergunningaanvraag bekijken we vervolgens of het participatietraject voldoende was.

Participatie verplicht? Dit verwachten wij van u

Als gemeente kunnen we bepalen dát participatie moet, maar niet hóe het moet. U bent dus vrij om dit zelf in te vullen. Op welke manier u het best het gesprek kunt aangaan en met wie, hangt af van uw plan, de invloed die uw plan heeft op de omgeving én de manier waarop anderen nog invloed kunnen uitoefenen op uw plan. Mogen zij er nog iets van vinden? 

Soms is een gesprek met de buren genoeg. Of een brief aan de bewoners van een straat. Soms is het verstandiger om bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst te organiseren, zodat u de verschillende meningen en belangen goed in beeld krijgt.

Participatieverslag

Bij de aanvraag kunt u aangeven op welke manier u aan participatie hebt gedaan en welke resultaten dit opleverde. Bij voorkeur ontvangen we dit in de vorm van een participatieverslag. Een voorbeeld van een participatieverslag is hieronder te vinden. Welke onderdelen u daarvan wel en niet gebruikt hangt af van hoe uitgebreid, ingewikkeld of ingrijpend uw plan is. Uw verslag kunt u bespreken als u het initiatief met ons verkent en u kunt het verslag gebruiken bij de vergunningaanvraag.

Voorbeeld traject en participatieverslag

U hebt een plan en gaat aan de slag met participatie. Wij vragen u bij de vergunningaanvraag om een participatieverslag. Hieronder leest u meer over waar u bij zo’n verslag aan kunt denken. Zodat u een idee krijgt van wat we verwachten. En op welke punten we het participatietraject beoordelen.

Voordat u aan de slag gaat is het handig om over de volgende thema’s na te denken:

Wat?

  • Wat is het doel van uw plan? 
  • Is het iets eenmaligs of voor langere termijn? 
  • Wat is de meerwaarde van uw plan? 
  • Wat gebeurt er al in de omgeving en welke gevoelens leven er bij mensen in dit gebied? 
  • Leent uw plan zich voor participatie, wat is de speelruimte en wat staat al vast?

Wie 

  • Wie doen er mee aan uw plan? 
  • Wie is er verantwoordelijk? 
  • Hoe maakt u zichtbaar wat u gaat doen, en nodigt u anderen uit om aan te haken? 
  • Wie merkt er iets van uw plan? 
  • Welke mensen of organisaties betrekt u in het participatietraject? 
  • Zijn alle belangrijke groepen betrokken?

Doel

Bepaal eerst het doel van uw participatietraject:

  • Betrokkenen informeren over uw plannen?
  • Wensen en belangen ophalen?
  • Betrokkenen laten meedenken over de invulling van uw plan?
  • Kennis en ervaring van betrokkenen gebruiken om uw plan te verbeteren?
  • Betrokkenen laten meebeslissen over uw plan?

Als gemeente maken we daarbij onderscheid tussen meeweten, meedenken, meedoen, en meebeslissen. Kies een vorm van participatie die past bij het doel van participatie en de doelgroep. Is alleen een brief voldoende? Of organiseert u bijvoorbeeld meerdere bijeenkomsten waarbij betrokkenen hun mening kunnen geven en/of ideeën aandragen? Is de informatie voor iedereen te begrijpen?

Belangen 

Bepaal de belangen:

  • Op wie heeft uw plan invloed? 
  • Hebben zij voordeel van uw plan? 
  • Welke redenen zijn er om geen voorstander van uw plan te zijn? 
  • Wat verwacht u van andere partijen? 
  • Hoe legt u verbinding met andere plannen?

Randvoorwaarden?

Welke (wettelijke) regels gelden er voor uw plan? Wat is de planning en op welke momenten vindt er participatie plaats? Welk budget is er voor participatie?

Na afloop van uw participatietraject maakt u een verslag. Dit verslag levert u, eventueel met aanvullende documenten, aan bij uw vergunningsaanvraag. Het is dus belangrijk om op tijd te beginnen.

Onderstaand een voorbeeld van een participatieverslag.

Wat gebeurt er daarna?

Wij gebruiken de informatie uit het verslag bij de besluitvorming over uw plan. We bekijken eerst of er voldoende informatie in het verslag staat om een besluit te nemen. Vervolgens beoordelen we of de belangen rondom het plan voldoende in beeld zijn gebracht en afgewogen.

Om te bepalen of de participatie goed genoeg was, kijken we onder andere naar de volgende zaken:

  • Wie heeft u uitgenodigd? Was er voldoende overleg als u kijkt naar de impact van uw plan op de omgeving?
  • Hebt u de deelnemers op tijd uitgenodigd? Was er voldoende tijd om op uw plan te reageren?
  • Op welke manier bent u in gesprek gegaan?
  • Waren de deelnemers een goede afspiegeling van de mensen die een belang hebben bij uw plan?
  • Gaf u de deelnemers duidelijke en volledige informatie?
  • Is het voor deelnemers duidelijk waarop zij wel en geen invloed hebben en waarom?
  • Is het verslag gedeeld met de deelnemers?
  • Wat is er gedaan met de reacties van de deelnemers?
  • Wat vonden de deelnemers van het participatieproces?

De uitkomsten van het participatietraject wegen wij mee bij het beoordelen van uw vergunningaanvraag.